Sie „leben“ den Unternehmensalltag.

Ihre IT-Organisation sollte Ihnen dazu die entsprechenden Freiheiten geben. Ihr „Unternehmen“ sollten Sie von jedem Ort der Welt aus (Internetzugang vorausgesetzt) erreichen können. Es sollte die Unterschiedlichkeit Ihrer eigenen Anforderungen und Ihrer Kundenprojekte abgebildet sein. Und es sollte alles geboten sein, was Sie für Ihr BackOffice brauchen – aus einer Hand.

Es beginnt mit dem sogenannten „Workflow“: welche Informationen, Unterlagen und Aufträge kommen in Ihr Unternehmen? Was ist zu bearbeiten? Was muss zurück zum Kunden, Lieferanten, Geschäftspartner? Dafür steht Ihnen mit hmd.workflow eine perfekte Lösung zur Verfügung, mit der Sie schnell, effizient und nachhaltig im Blick haben, was

  • in Ihrem Unternehmen noch unbearbeitet ist,
  • unklar ist und einer Rückfrage (Rücksprache) bedarf,
  • geprüft werden muss,
  • an Kollegen weiterzuleiten ist,
  • in die Buchhaltung gehört,
  • in das „Kundencockpit“ (Dokumentenmanagement) gehört,
  • beatwortet bzw. erledigt werden muss.

Weil Sie in der hmd Software auch einen vollintegrierten Terminkalender haben, ist die Terminplanung und -überwachung direkt eingebunden. Natürlich können Sie mit Ihren mobilen Geräten (z.B. Smartphone) synchronisieren, wie heute auch.

Sind Belege, Dokumente, Nachrichten, Aufgaben etc. verteilt, können Sie in den eigenbundenen Programmen direkt bearbeitet werden, je nach Aufgabenstellung. Auf jeden Fall aber ist jedes Dokument, jeder Kostenbeleg archiviert und immer auffindbar, dank der wiederum vollintegrierten Volltextsuche.

Klassische Anwendungen wie

  • Finanzbuchhaltung,
  • Offene Posten mit Mahnwesen,
  • Lohnabrechnung,
  • Korrespondenzmodul für Briefe und Emails mit Rundsendungsfunktion,
  • MaiI- und Faxbearbeitung,
  • revisionssichere Posteingangs- und Postausgangsdokumentation,
  • Internes Controlling (Vor- und Nachkalulation Ihrer Tätigkeiten),
  • Angebotserstellung und Rechnungslegung,
  • Abrechnung von wiederkehrenden Pauschalleistungen,
  • Kundenverwaltung (CRM),
  • Projekt- und Auftragsmanagement und
  • Auftragsmanagement

sind komplett eingebunden. Sie entscheiden selbst, wie viel Software Sie nutzen wollen. Völlig flexibel.

 

Inklusive DokumentenManagement, Ihre Ablage im Unternehmen

Was man über hunderte von Jahren als Ablage bezeichnet hat, nennt man heute DokumentenManagement. Warum nur, es hat sich doch nichts geändert? Doch, alles hat sich geändert. Das Dokument ist in der Tat immer noch das gleiche, eine Rechnung, ein Brief, ein Vertrag, ein Gutachten – Dokumente eben. Mit dem Unterschied, dass jedes Unternehmen heute über die wachsende Flut von Dokumenten klagt. Das ist aber erst der Anfang, sagen Fachleute unisono. In den nächsten fünf Jahren wird sich die Flut an Dokumenten, zu denen auch Mails gehören, mindestens um das dreifache erhöhen. Wer hat heute schon Personal und Zeit, um die Ablage zeitnah zu erledigen. Mindestens die gleiche Zeit benötigt man, um in der Ablage das zu finden, was man im Geschäftsbetrieb eigentlich “blitzschnell” benötigt. Die nachfolgenden Fragen zeigen die täglichen Probleme noch deutlicher:

  • was ist abgelegt?
  • was ist im Umlauf, z.B. in der Buchhaltung?
  • was ist offen?
  • was muss bezahlt werden?
  • wann endet die Garantiezeit bei gelieferten Artikeln?
  • wo wurde ein defekter Artikel eingekauft?
  • zu welchem Preis haben wir geliefert?
  • wo findet man die Korrespondenz zu einem Vorgang, vor allem den Mailverkehr?
  • wie lange müssen Dokumente aufbewahrt werden?

Stellen Sie sich nur den Aufwand vor, den Sie heute haben. Schätzen Sie die Zeit pro Tag, Woche, Monat, Jahr und multiplizieren mit dem kleinsten Ihrer Verrechnungssätze. Das Ergebnis hätten Sie nicht erwartet, oder?

In der CLOUD-Company arbeiten wir anders. Die Zeit, die Sie selbst ausgerechnet haben, muss weg. Dann sind auch die monatlichen Kosten unserer Cloud-Lösung bezahlt. Sie haben keinen Mehraufwand.

Das alles geht ganz einfach:

Scannen
Sie scannen jedes Dokument, das in Papierform im Unternehmen ankommt. Sofort, bevor Sie es bearbeiten.

Zuordnen
Sie sehen ja was es ist und wen es betrifft. Einen Kunden, einen Lieferanten, das eigene Unternehmen, Personalangelegenheiten. Kunden und Lieferanten unterscheiden wir noch in Rechnung und Schriftverkehr.

Das war`s
Sekunden später ist jedes Dokument in der Cloud Datenbank auf einem Server “Made in Germany” gespeichert und für alle die Zugriff haben sollen, zugriffsbereit.

Die Cloud Volltextsuche
bringt Sie in weniger als 5 Sekunden zu jedem Dokument, das einmal durch unser System gelaufen ist.

Suchen
ist vorbei.

Rückfragen von unterwegs
sind vorbei, Sie haben nahezu überall Zugang zur CLOUD-Company, gegen einen kleinen Aufpreis auch mit Ihrem Tablet oder Smartphone.

Das alles inklusive Ihres kompletten Mailverkehrs.
Sonst macht die ganze Organisation keinen Sinn.

Das DokumentenManagement der CLOUD-Company:
ganz oder gar nicht!